Положение об Управляющем (стратегическом) комитете по ИТ

Что такое Стратегический комитет по ИТ? Заглянем в CobiT, чтобы найти там определение:

Стратегический комитет по ИТ:
Группа высших руководителей предприятия, назначенных Советом директоров, чтобы обеспечивать уверенность Совета директоров в том, что их привлекают к принятию решений и информируют о решениях по важным вопросам, связанным с ИТ. Комитет утверждает решения по управлению портфелем инвестиций, связанных с ИТ, ИТ-услугами и ИТ-активами, и обеспечивает создание ценности и управление рисками. Председателем комитета обычно является не CIO, а член Совета директоров.

Ключевых моментов в существовании Комитета всего два: во-первых, командует там не CIO или ИТ Директор, а представитель от бизнеса, а во-вторых, комитет этот служит для информирования (и не только) представителей бизнеса о том, что происходит и планируется в ИТ, своеобразный "мост" между ИТ и бизнесом. Основная задача комитета - убеждаться в том, что все инвестиции и усилия ИТ направлены исключительно на пользу бизнесу компании.

Понятно, что любой комитет в организации, чтобы у него были хоть какие-нибудь полномочия и, чтобы его вообще воспринимали всерьез должен действовать на основании соответствующего документа (Положение или Устав), который утвержден приказом.

Поискав в интеренете шаблон подобного Положения, мне ничего найти не удалось, поэтому попробую сделать адекватный перевод с английского, применительно к нашим реалиям.

Примерный шаблон Устава на английском языке можно взять, например, на сайте www.infotech.com.

Есть еще дополнительная особенность. Если делать по-уму, то комитета должно быть два, один Стратегический комитет по ИТ - работает на уровне Совета директоров и принимает стратегические решения, и Управляющий комитет по ИТ, он уже собирает руководителей попроще и отвечает за то, чтобы стратегия претворялась в жизнь. Однако, как правило, ни одного из этих комитетов в компании нет, и для начала нужно созвать хотя бы один, совмещенный.

Полный текст на английском языке (для сведения) я привел в самом конце статьи, а далее здесь идет перевод:

Положение об Управляющем комитете по ИТ

Назначение

Управляющий комитет по ИТ (далее - Комитет, IT Steering Committee, ITSC) осуществляет надзор за инвестиционными приоритетами в ИТ для [название компании]. Члены Комитета назначаются [должность того, кто назначает]. Комитет:

1. Обеспечивает стратегическое лидерство для ИТ через приведение в соответствие стратегических целей ИТ со стратегическими целями и процессами предприятия в целом.
2. Расставляет приоритеты инвестиционных предложений в ИТ, дает рекомендации и проводит итоговое утверждение предлагаемых ИТ проектов.
3. Обеспечивает открытое общение между ИТ подразделением и другими функциональными и бизнес-подразделениями [название компании] чтобы поощрять совместное планирование.

Комитет никаким образом не отвечает за операционный бюджет ИТ подразделения, ИТ персонал и любые другие аспекты ежедневной деятельности ИТ.

Повестка

Типичная повестка дня собрания (заседания) комитета включает в себя:

1. Обзор основных текущих проектов и обсуждение проблем (текущее положение дел и вопросы).
2. Обзор и принятие решений по новым проектным предложениям (т.е. принять, отклонить или отложить).
3. Обзор любых изменений в производительности бизнеса или ИТ.
4. Пересмотр и необходимая корректировка приоритетов проектов.

Состав

В Комитет входят:

• [Ген. директор] - председатель
• [Директор по ИТ] - зам. председателя
• [Финансовый директор]
• [Директор по маркетингу]
• [Директор по персоналу]
• [Дополнительно, руководители бизнес-подразделений]
• Специальные участники, по необходимости, эксперты в конкретных бизнес процессах и/или технологиях

Все постоянные члены комитета должны быть хорошо знакомы с существующими ИТ политиками, процедурами и практикой.  Кроме того, все постоянные члены должны иметь полномочия принимать решения и совершать действия, от имени бизнес-единицы, которую они представляют.

Если какой-либо участник не смог присутствовать на большинство встреч Комитета, то Председатель комитета назначает ему замену. Если Председатель не в состоянии присутствовать на большинстве встреч Комитета, то сам Комитет будет назначить замену.

Полномочия

• Комитет проводит заседания на ежемесячной основе. Встречи собирает Председатель или его представитель.
• Все предложения должны быть выполнены в виде бизнес-кейсов, включая в себя описания конкретных преимуществ для бизнеса, анализ затрат/выгод и расчет возврата инвестиций (ROI).
• Предложения от соответствующих бизнес-подразделений следует направлять Председателю комитета как минимум за [число] дней до заседания комитета
• Предложения, которые будут приняты к рассмотрению Председатель рассылает как минимум за [число] дней до заседания.
• Комитет рассматривает только предложения, соответствующии следующим критериям:
• Капитальные затраты более чем [число]
• [другие критерии]

Комитет рассматривает предложения от ИТ подразделения, а также от других подразделений, если в предложении присутствует существенный ИТ компонент.

• Все предложения должны быть представлены лично представителем того бизнес-подразделения, которое выступает бизнес-спонсором данного предложения на протяжении его полного жизненного цикла.
• Все предложения должны быть отсмотрены и одобрены ИТ подразделением как технически осуществимые.
• Утверждение предложениий проводиться простым большинством голосов при голосовании, которое проводит Председатель. Каждый член комитета имеет один голос, за исключением [вставьте исключения].
• Комитет имеет право отклонить любое предложение, если он посчитает, что бизнес-кейс не достаточно подготовлен, или, если предложение не в достаточной степени поддерживает стратегические цели компании [название компании].
• На каждом заседании Комитет получает отчеты о состоянии всех ранее одобреных предложений. Комитет может рекомендовать остановку и завершение любого проекта, который более не соответствует заявленным целям.
• Каждый [год/квартал] Комитет предоставляет [Генеральному директору, Совету директоров] отчет с обзором проектов за предыдущий [год/квартал] и список проектов и их приоритетами на следующий [год/квартал].

--------------------------------------------------------

IT Steering Committee Charter

Introduction: How to Use This Tool
An IT steering committee is an excellent tool for making the business accountable for desired IT investment decisions. A charter is an essential document for defining the scope and purpose of the committee. Without a charter to control and set clear objectives for this committee, the IT department could find the rest of the enterprise overly involved in day-to-day IT operations.

To use this template, simply customize any text below in dark grey to fit the needs of your enterprise. Be sure to remove all introductory text in dark grey and convert the remaining text to black prior to distribution.

Purpose 
The IT Steering Committee (ITSC) oversees the information technology investment priorities for [insert company name]. Members of the ITSC are appointed by [insert role] and are accountable to the senior executive. The committee will:

1. Provide strategic leadership for IT through the alignment of IT strategic objectives and activities with enterprise strategic objectives and processes. 

2. Prioritize IT investment initiatives and deliver final approvals and recommendations on proceeding with proposed IT projects. 

3. Ensure open communication between the IT department and the other functional units of [insert      company name] so as to promote collaborative planning.

The ITSC is not responsible in any way for the IT department operating budget, IT department staff, or any other aspect of day-to-day IT operations.

Agenda
The agenda of a typical ITSC meeting will include the following items:

1. Review major projects in flight and discuss concerns (i.e. status and issues).
2. Review and set disposition for new project proposals (i.e. approve, decline, or defer).
3. Review any changes in IT/business capacity.
4. Review the project priority list to consider adjustments.

Membership
Members of the ITSC include:

• [CEO/President] – Chair
• [The head of IT] – Vice-Chair
• [The head of Finance]
• [The head of Marketing]
• [The head of Human Resources]
•  [Additional heads of business units]
• Ad hoc members, as required, who are experts of particular business processes or technologies.

All permanent members of the ITSC should be very familiar with the IT department’s policies, procedures and practices. As well, all permanent members should have the authority to make decisions and take actions on behalf of the business unit they represent.

If any member is unable to attend the majority of ITSC meetings, then the committee chair will designate a replacement. If the ITSC chair is unable to attend the majority of ITSC meetings, then the committee itself will designate a replacement. 

Mandate

• The ITSC shall meet on a monthly basis. These meetings will be scheduled by the ITSC chair or designated proxy.
• The ITSC will be chaired by [insert role].
• All proposals must follow a specific business case methodology as mandated by the ITSC. This methodology includes clear definitions of business measures and benchmarks of progress, namely a cost/benefit analysis and clear calculation of Return on Investment (ROI).
• Electronic copies of all proposals must be submitted to the ITSC chair by the sponsoring business unit at least [insert number] business days in advance of the ITSC meeting.
• Copies of all project proposals to be reviewed by the ITSC will be sent by the committee chair to the rest of the committee members at least [insert number] business days in advance of the meeting.
• The committee shall review all proposals for IT investment meeting the following criteria:
• With projected capital costs over [insert monetary amount].
• [Insert other threshold criteria].
• [Insert other threshold criteria].

This includes proposals from within the IT department as well as proposals from other departments that have a significant IT component.

• All proposals must be formally presented in person to the ITSC by the business unit which will act as the sponsor for the proposed project throughout its lifecycle.
• All proposals must be reviewed and approved for technological merit by the IT department.
• Approval for all projects will be reached through a consensus vote of the ITSC. The vote will be administered by the ITSC chair. Each member of the committee shall be entitled to one vote, excepting [insert exceptions].
• ITSC has the authority to reject any proposal which it deems not to have made a sufficient business case or which does not significantly contribute to the strategic goals of [insert company name].
• At each meeting, the committee will receive progress reports on all previously approved proposals. The ITSC can recommend the termination of any project which is not meeting its projected goals.
• Each [year/quarter], the ITSC will provide [CEO, Board of Directors] with a report that reviews project progress for the previous fiscal {year/quarter} and set a priority list of projects for the coming fiscal [year/quarter].