Как эффективно проводить закупки товаров или услуг

Многие компании теряют огромные деньги, неэффективно закупая товары или услуги. Начиная с потерь на банальных "откатах", и заканчивая просто неэффективной тратой средств. Между тем уже давно существуют эффективные системы закупок, которые позволяют значительно экономить средства компании. Здесь я хочу рассказать, как быстро построить такую систему.

1. Определитесь с тем, что вы хотите купить. Это описание называется Запрос предложения (Request for Proposal, RFP).
• писать его самим долго и утомительно, поэтому просто попросите это сделать любого вашего потенциального поставщика, естественно без обещаний при этом каких-либо преференций при закупке. Это ваимовыгодное взаимодействие. Вы экономите время и силы, а поставщик узнает о предложении первым, что дает ему некоторую фору относительно других.
2. Внимательно изучите это RFP и выбросите из него все "закладки", которые туда включил ваш потенциальный поставщик, чтобы "заточить" его под себя и заранее отрезать конкурентов. Поиск подобных закладок - очень увлекательный процесс и он вам обязательно понравится.
3. Создайте специальный почтовый ящик типа zakupki@kompaniya.ru и настройте его так, чтобы доступ к нему был у ограниченного количества лиц, а главное - чтобы письма из этого ящика было невозможно удалять. Это несложно сделать технически, а пользы в дальнешем принесет очень много, так как исключит соблазн у недобросовестных закупщиков "фильтровать" поступающие предложения.
4. Разместите ваше RFP на сайте вашей компании в разделе "закупки", чтобы оно "провисело" на нем не менее двух недель, чтобы все желающие смогли отправить свои коммерческие предложения на вышеуказанный адрес.
• оптимально сделать на сайте возможность подписаться на обновления и новые закупки, чтобы подрядчикам не нужно было постоянно заглядывать в этот раздел, а они бы уведомлялись по электронной почте, если появляется что-то новое.
• если опасаетесь, что "набежит" слишком много потенциальных подрядчиков, то поставьте сразу какое-нибудь условие, чтобы отсеять фирмы-однодневки, например, оплата только по факту поставки, или фирма должна существовать не менее года, или что-нибудь еще в этом же духе.
5. Далее отдел закупок или те, кто будет потом отвечать за контракт собирают заявителей на телефонную конференцию и проводят так называемые "конкурентные переговоры", где участникам предлагается снижать цену, как на аукционе и каждый останавливается на какой-то цене.
• избегайте при всем этом терминов "аукцион", "тендер", "конкурс", так как они будут налагать на вас некоторые обязательства, в частности потом вы будете вынуждены объяснять почему вы выбрали того или иного подрядчика 
• зафиксируйте цену, на которой остановился каждый участник и предложите им выслать вам уже новое  коммерческое предложение с указанной новой ценой.
• на этом "конкурентные переговоры" завершаются, никаких решений по выбору подрядчика на этом этапе не происходит
6. Заранее учредите так называемый Центральный закупочный комитет (ЦЗК), в который будут входить руководители высшего звена, который будет собираться примерно раз в месяц для принятия решений по выбору подрядчика/поставщика.
7. На очередном заседании ЦЗК представитель подразделения, которое осуществляет закупку выступает с небольшой презентацией, где представляет список потенциальных поставщиков, которые заявились на конкурентные переговоры, цену, на которой остановился каждый, а также какого из этих поставщиков агрументированно предлагается в результате выбрать (причем не обязательно того, у кого самая низкая цена).
8. Выслушав докладчика, ЦЗК принимает решение, у которого поставщика компания будет приобретать товар/услугу. Естественно, это будет не обязательно тот поставщик, которого рекомендует докладчик от профильного подразделения.
• заранее известите всех поставщиков что вы не обязаны им сообщать кто и почему в результате будет выбран, так как это не тендер и не конкурс.
9. Далее подразделение уже заключает договор с этим поставщиком и происходит сама закупка товара/услуги.

Понятно, что при подобной системе сложно купить что-нибудь быстро, поэтому она требует от руководителей подразделений более тщательного планирования, но экономия того стоит.