Недавно ко мне обратился один мой хороший знакомый с
просьбой помочь поставить и настроить им в компании MS Project Server, благо у меня есть
некоторый опыт в установке и настройке данного продукта.
Цель мероприятия – достижение результатов, как на рекламных
проспектах Microsoft, а
именно, все проекты сбалансированы по людским ресурсам, исполнителям каждый
день приходят по почте уведомления о задачах, они их выполняют, ставят
«галочки» в соответствующих местах, руководство смотрит на сайте прогресс
выполнения по каждому проекту, в общем – красота!
К сожалению, в своей практике я имел немало примеров, когда
внедрение подобных информационных систем было практически бесполезно по ряду
причин.
Для начала, чтобы исполнителям приходили задачи, они должны
быть кем-то заранее определены, то есть должен существовать План проекта или Календарно-ресурсный
план (КРП), в котором указаны задачи, сроки и исполнители. Для этого нужно как
минимум 2 человека – один этот план составляет (Менеджер проекта), второй
заставляет Менеджера это сделать (Куратор проекта).
В отличии от идиллии, суровая реальность состоит в том, что
в наличии четкого плана проекта практически никто не заинтересован. У
исполнителей обычно и без этого проекта достаточно другой работы, менеджер же,
при отсутствии четкого плана работ всегда может ссылаться на новые
обстоятельства и обосновывать произвольные срывы сроков работ.
Заставить менеджера проекта сделать четкий план проекта и
убедиться, что от этого проекта будет профит для бизнеса – это задачи Куратора (Спонсора)
проекта, именно он отвечает в конечном итоге перед собственниками бизнеса, что
от проекта будет финансовая или иная
выгода.
Итак, с чего же лучше начать?
1.
Составить список всех текущих проектов,
определив (выявив) для каждого Куратора, который отвечает за ценность этого проекта для бизнеса и за
предоставление проекту требуемых ресурсов и Менеджера проекта, который отвечает
за составление Календарно-ресурсного плана и за выполнение проекта в
соответствии с этим планом. Из рекомендаций – один куратор может отвечать за
несколько проектов, но вот у Менеджера, желательно, чтобы был только один
проект. При этом и тот и другой, конечно, могут выполнять в компании и другую
работу.
2.
Поручить Менеджерам проектов составить
Календарно-ресурсный план (КРП) по каждому из проектов, лучше всего в MS Project (раз
уж мы его собрались внедрять) с учетом стандартных рекомендаций, а именно
разбиение работ на части, продолжительной каждой не более 2х недель, при
коротких (до полугода) проектах можете дробить работы подробнее. На каждую их
этих работ (задач) указать конкретного исполнителя, кто будет делать.
3.
Далее следует утвердить этот КРП у всех
непосредственных руководителей тех людей, что указаны в проекте как
исполнители. Это задача Куратора проекта (обычно это множество людей вместе с
Куратором и Менеджером называется Команда управления проектом). Если этого не
сделать, то исполнители в дальнейшем могут отказываться/откладывать свои работы
по проекту, ссылаясь при этом на срочные задачи от своих руководителей.
4.
Следующим шагом на пути становления в компании
культуры управления проектами следует ввести еженедельные «Отчеты о состоянии
проекта» (Status Report).
Это встреча Куратора с Менеджером проекта, на которой последний презентует как
минимум 3 слайда, причем важно спрашивать с менеджера, почему у него планы
разошлись с результатами:
a.
Результаты за прошедшую неделю (только
результаты, а не то, чем занимались, это важно, если занимались много чем, а
результатов конкретных нет, то слайд пустой)
b.
Планы на следующую неделю (тоже, только каких
результатов хотим достичь)
c.
Возникшие сложности и пути их решения
(обязательно с вариантами решений)
5.
Кроме этого, ежемесячные собрания Команды
управления проектом (собирает Куратор, докладывает Менеджер) на которые
приглашаются только заказчики проекта и руководители тех, кто выполняют работу
по проекту, специалистов и исполнителей
на эти собрания приглашать не следует. Презентация Менеджера к собранию Команды
управления проектом похожа на Status Report,
3 упомянутых слайда обязательно, но более подробно про ход проекта, изменения и
сложности с вариантами решений, чтобы Команда все это утвердила.
6.
Поработав полгода-год в подобном режиме, научившись
работать и отслеживать задачи в MS Project,
уже можно будет начинать разговаривать про портфели проектов, здесь нам и
пригодиться MS Project Server.
Комментариев нет:
Отправить комментарий